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长沙市社会科学界联合会机关公文档案管理制度

为促进机关公文档案管理规范化、制度化,确保公文运转安全、高效,根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《中华人民共和国档案管理法》和省、市有关规定,制定本制度。

一、收文管理

1、报送机关的各类公文由综合秘书处统一接收和办理。收文范围包括:各级、各部门文件,其中包括电报、传真等。

2、报送机关的各类公文应确保文种、格式、行文内容准确规范,凡不符合规定的公文不予接收、办理。

3、收文管理一般应遵循以下程序:

1)收文登记:收到的公文由综合秘书处统一登记、编号,按照办文、阅文、批文进行分类处理。

2)公文拟办:综合秘书处负责人于收文当日提出拟办意见,并提供必要的背景材料,交机要员呈送领导或经办处室阅处。

3)公文传阅:公文传阅应符合迅速、保密、安全的要求,做到不积压、不截留。需要急办的公文,应先交有关领导和处室阅办;两份以上的公文,可根据拟办意见,同时送领导和有关处室阅办。综合秘书处随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。

4)公文承办:公文阅批后,机要员根据领导批示,及时将公文送交有关处室办理。紧急公文,应当明确办理时限。凡属承办处室职权范围内的事项,承办处室应指定专人,根据领导批示抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本处室职责范围或不适宜由本处室办理的,应迅速退回综合秘书处并说明原因。  

5)公文催办:综合秘书处根据承办时限和有关要求对公文的承办情况进行督促检查,对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,对有办结时限的公文,应当在办结时限的前一天督查办理情况,并随时或定期向有关领导汇报办理情况。文件办结后,承办处室应将办理结果背书在文件传阅单上(包括是否办复,解决问题的方法措施和结果,主要阅件人、承办人姓名、签注日期等),送交综合秘书处,以备待查。

6)公文归档:上级党政机关下发的公文和市领导重要批示件由综合秘书处机要整理归档,各处室可保留复印件。各处室、下级单位的请示性公文,由综合秘书处登记备案后,退回各处室或报送单位自行妥善保管。

二、发文管理

1、发文管理的内容主要包括以市社科联名义上报、下发的各类文件,包括通知、通报、会议纪要等。

2、以市社科联名义上报、下发的正式文件归口综合秘书处办理,各处室一律不得自行以长沙市社会科学界联合会或其它名义对外正式行文。

3、按照精减发文的原则,日常性工作的有关通知、安排部署等由各处室书面或口头通知执行,一般不再发文。

4、以市社科联名义的行文,须经主席签发,或由主席授权的分管副主席签发;由市社科联牵头的联合发文,须由主席签发;由其他单位牵头的联合发文,由分管领导审签后报主席同意。

5、机关发文一般应遵循以下程序:

1)申请:各处室向分管领导汇报,说明发文原因、发文类型、主要内容等,经分管领导同意后,向综合秘书处说明情况,并领取发文稿纸。

2)拟稿:各处室按职责分工负责拟定文稿,拟稿应及时、准确,符合发文规范。

3)核稿:核稿由各处室负责人负责。主要核查发文内容是否齐备、是否符合相关政策,提出的措施和办法是否符合实际,内容所涉及的部门是否经过协商,文字表达是否准确,主送、抄报、抄送单位是否明确等。核稿无误后,报分管领导批准呈签。

4)呈签:责任处室将文稿(包括电子版)送交综合秘书处,由综合秘书处对稿件进行检查。综合秘书处负责检查发文程序是否规范到位、文件格式是否正确等,原则上不作技术方面的修改。检查无误后,由综合秘书处负责人拟定签发意见,呈送领导签发。 

5)审签:综合秘书处将稿件送请分管领导审核签字。

6)签发:综合秘书处将稿件呈请主要领导签发。

7)复核:文件经领导签发后,综合秘书处校对文件文字、标点、符号等是否正确。

8)编号:文稿复核无误后,由综合秘书处填写发文字号,进行发文登记。成文时间以领导签发的日期为准。

9)打印:由责任处室确定发文数量,再次校对无误后,将文稿送交打印室印制。如数量较大,可提请综合秘书处填写文印单,交印刷厂印制。文件印制好后,由综合秘书处负责审核、盖章、留底,原件及文件(一式三份)由综合秘书处存档。

10)分发:公文由各责任处室及时上报下发。

三、档案管理

1、文书档案由综合秘书处机要员集中统一管理,各处室协作配合,共同做好档案管理工作。

2、综合秘书处机要员负责对各类档案进行整理、归档,督促各处室管理好自存档案,对各处室的档案进行定期检查和指导。衔接市档案局做好年度文件归档工作。

3、各处室负责做好本处室文件资料的管理,配合综合秘书处做好年度文件归档工作。

4、档案归档范围:

凡反映本机关工作活动,且具有查考利用价值的各种门类和载体的档案材料,均属整理归档范围。

1)本机关形成的(包括与其它机关联合形成的)各种正式文件的签发稿;

2)本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议的会议资料,本机关领导在各种重要会议上的讲话稿;

3)本机关主席会议、办公会议记录;

4)各处室以请示报告单呈请会领导批示的文件资料;

5)本机关各项人事材料;

6)本机关产生的各种年报;

7)本机关接待重要来宾形成的文件、声、像等材料;

8)永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。

上级机关的文件材料:上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。

5、档案归档时间:

各处室应在次年三月份将本处室上年度应归档的文件材料整理后,移交综合秘书处。

机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束,全部归档,并按要求移交市档案局。

6、立卷归档要求:

各处室文件办理完毕,应将具有保存价值的来文、复文,包括领导的签发的底稿、批示等材料(本机关发文、联合发文各一式三份),以及归档范围内其它性质的归档材料(如电子文档、音像资料等),收集齐全,及时送交综合秘书处归档。外出参加会议带回的重要文件,整理一份送档案室归档,个人不得保存密级文件资料。

四、保密管理

1、机关保密工作的主要内容:

1)保密文件的收发、传递、印刷、复印、起草;

2)召开涉密会议的文件、资料、录音、记录等;

3)机关人事秘密、人事档案、重要信访档案、印信及业务秘密等。

2、文书保密:

1)凡属涉密文件、材料的起草、打印、分发、传递、保管、销毁等,必须严格履行登记、签字手续,做到手续清楚、责任分明。对秘密文件建立清查、清退制度,发现问题及时追查处理。

2)秘密文件在印发前,应按照机关确定密级的规定,标明密级,规定发放范围。

3)秘密文件由综合秘书处打印。打印过程中形成的清样、废件、废页要及时销毁。

4)秘密公文不准复印,必须复印时,须经综合秘书处报分管领导同意,并将复印件按原件要求管理。复制的公文应当与正式印发的公文同等管理。绝密文件严禁翻印。

5)涉密文件必须入柜保管,无人在时不得在桌上摆放。涉密文件借阅,须严格执行登记等借阅手续。离退休干部阅文须在指定地点,借阅的密级文件不得过夜和带出机关。

6)秘密文件不得通过普通邮政邮寄,不得在无保密接口的传真机上传递,不得以电子邮件的形式在互联网上传递。 

7)因公外出人员,个人不得随身携带秘密文件、资料。如遇特殊情况必须携带秘密文件的,须经分管领导同意,办理登记手续,并采取安全保密措施,做到人在文件在,文件不离人,保证文件的绝对安全。外事活动不得携带秘密文件。

8)工作人员调动工作或离退休时,要将所保管的文件如数交还保密室,不得带走。

9)不需留存的文件,派专人护送到指定场所监销。所有文件、资料一律不得当一般废品出售,若由此而发生失密、泄密的,追究相关人员责任。

3、通讯及计算机保密:

1)计算机的安全管理实行谁使用,谁管理,谁负责的原则,各处室主要负责人为本处室计算机及信息安全保密的第一责任人,负责本处室计算机和信息的日常安全保密工作。

2)不得将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络,需要接入网络的,必须在确保与外部网隔离的状态下进行。不得使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理国家秘密信息。秘密文件、资料和其他带有秘密信息的邮件要通过机要方式传递,不准在无保密措施的通信设备上传输。  3)处理保密信息的计算机必须设置开机口令。保密计算机必须由专人进行管理和操作,未经处室主要负责人和管理人员同意,任何人不得擅自操作。

4)涉密文件一般不存入硬盘,由专人妥善保管,不得外泄。

5)外单位人员复制涉密文件时,须经本单位主管领导批准,由本单位人员复制。

6)计算机及外部设备,由综合秘书处统一进行采购和售后服务管理。计算机如出现故障,应及时通知综合秘书处,并填写计算机检查、维修单。凡需外送修理的涉密设备,必须经综合秘书处负责人同意,经保密技术处理后,由综合秘书处开具证明方可实施。处理涉密计算机的软件安装、硬件维护、淘汰更新必须由专人负责,并在保密人员全程监督下进行处理。

4、本制度自公布之日起施行。